Een webshop die bestellingen aanneemt en een boekhouding die facturen maakt, zijn twee systemen die hetzelfde denken te weten. Zolang iemand de bestellingen met de hand overtypt, valt dat niet op. Zodra er een koppeling tussen zit, komt de vraag boven welke van de twee gelijk heeft als ze van elkaar afwijken.
Begin bij de vraag wie de baas is
Voor elk gegeven dat in beide systemen bestaat, moet er een eigenaar zijn. Dat klinkt als een formaliteit en het is de hele klus. Zonder die keuze krijg je een koppeling die twee keer per dag ruziet en waarbij niemand kan zeggen welk getal klopt.
- Prijzen. Meestal de boekhouding of het voorraadsysteem, omdat daar de inkoop vandaan komt.
- Voorraad. Meestal het systeem waar de fysieke handelingen gebeuren, dus niet de webshop.
- Klantgegevens. Meestal de webshop, want daar typt de klant ze zelf in.
- Factuurnummers. Altijd de boekhouding, anders klopt je administratie niet.
Wat een koppeling in de praktijk oplevert
De winst zit zelden in de uren die je bespaart op het overtypen, want dat is vaak minder werk dan verwacht. De winst zit in de fouten die je niet meer maakt: een verkeerd btw-tarief, een bestelling die twee keer in de boekhouding komt, een creditnota die nergens terugkomt. Die fouten kosten geen minuten maar avonden.
Waar het meestal misgaat
- Producten die niet op elkaar te leggen zijn. De webshop kent varianten, de boekhouding kent artikelen. Zonder eenduidige artikelnummers valt er niets te koppelen.
- Btw-tarieven per land. Verkoop je over de grens, dan moet de koppeling weten welk tarief er bij welke bestemming hoort.
- Verzendkosten en kortingen. Die komen in de boekhouding op andere regels terecht dan je verwacht, en dat merk je pas bij de eerste aangifte.
- Retouren. De meeste koppelingen sturen bestellingen een kant op. Een retour is een tweede stroom die apart moet worden ingericht.
Standaardkoppeling of zelf laten bouwen
Voor de bekende boekhoudpakketten bestaan kant en klare koppelingen, en die zijn bijna altijd de goedkoopste route. Ze leggen alleen hun eigen keuzes op: welke velden er mee gaan, hoe vaak er wordt gesynchroniseerd en wat er gebeurt bij een fout. Zolang die keuzes passen bij hoe jij werkt, is er geen reden om iets te laten bouwen.
Zelf laten bouwen wordt pas interessant als je afwijkt van het normaal: prijsafspraken per klant, bestellingen die in delen worden geleverd, of een voorraad die over meerdere locaties loopt. Dan is een standaardkoppeling geen besparing maar een dagelijkse bron van uitzonderingen.
Wat wij eerst doen
Voordat er een regel code wordt geschreven, zetten we op een A4 welke gegevens er bestaan, wie daarvan de eigenaar is en wat er moet gebeuren als de twee systemen het oneens zijn. Dat A4 is het verschil tussen een koppeling die je vergeet en een koppeling waar je elke week naar moet kijken.